Tips Microsoft Access : Membuat Aplikasi
Sebelum kita melangkah perlu saya
beritahukan beberapa hal, yang pertama diaplikasi ini mungkin sedikit
berbeda dengan aplikasi lainnya dan ini memang saya sengaja karena untuk
memberikan kemudahan dan variasi bagi para penggunanya.
Ada 4 (empat) langkah dalam pembuatan Aplikasi Surat Masuk dengan Microsoft Access, yaitu :
- Membuat Tabel
- Membuat Query Antar Tabel
- Membuat Reports Hasil Query
- Membuat Form Aplikasi Surat Masuk
Baiklah sahabat semua saatnya membuka Microsoft Acces, dan ikuti penjelasan secara seksama dibawah ini :
I. Membuat Tabel
Untuk membuat Aplikasi Surat Masuk,
disini kita akan menggunakan beberapa tabel yang nantinya akan saling
terkait dan memberikan informasi satu sama lain, disini ada 4 (empat)
tabel yang kita siapkan yaitu sebagai berikut (diharapkan langsung dipraktekkan) :
1. Tabel Asal Surat atau tabel yang berisi nama intansi/kantor/perorangan yang mengirimkan surat kepada kantor kita, caranya Create Table lalu klik View jangan lupa di Save dengan nama tabel Tbl_Asal_Surat. Untuk Field Name dan Data Type adalah seperti gambar dibawah ini :
lalu isi data di tabel tersebut seperti contoh dibawah ini :
2. Tabel Nama Pegawai atau pegawai yang menerima disposisi surat, caranya Create Table lalu klik View jangan lupa di Save dengan nama tabel Tbl_Nama_Pegawai. Untuk Field Name dan Data Type adalah seperti gambar dibawah ini :
lalu isi data di tabel tersebut seperti contoh dibawah ini :
3. Tabel Sifat Surat, tujuannya untuk mengelompokkan surat yang masuk berdasarkan sifat surat tersebut hal ini bisa dijadikan sebagai pengingat
kepada penerima disposisi surat tersebut untuk menghindari
keterlambatan atau lupa dalam melaksanakan isi disposisi surat tersebut.
Caranya Create Table lalu klik View jangan lupa di Save dengan nama tabel Tbl_Sifat_Surat. Untuk Field Name dan Data Type adalah seperti gambar dibawah ini :
lalu isi data di tabel tersebut seperti contoh dibawah ini :
4. Tabel Surat Masuk,
tabel inilah yang menjadi inti dari tabel yang sudah kita buat
sebelumnya dan nantinya semua data yang kita input akan ada disini
semua. Caranya Create Table lalu klik View jangan lupa di Save dengan nama tabel Tbl_Surat_Masuk. Untuk Field Name dan Data Type adalah seperti gambar dibawah ini :
Perhatikan beberapa hal berikut untu Data Type :- Tanggal Masuk/Tanggal Surat dimana Data Typenya adalah Date/Time, maka untuk Format tanggalnya yang kita gunakan adalah Medium Date.
- ID Asal Surat Masuk untuk Data Typenya adalah Lookup Wizard lalu akan muncul Form Lookup Wizard jika tanda yang dilingkari berwarna biru ada di I Want the lookup …. langsung klik Tab Next lalu pilih Tbl_Asal_Surat lalu Tab Next untuk Selected Fields klik saja tanda >> lalu klik Tab Next dan untuk Ascending pilih Id_Asal_surat selanjutnya klik Tab Next , hilangkan tanda centang di Hide key column selanjutnya bisa langsung klik Tab Finish.
- ID Disposisi/ID Sifat Surat untuk caranya sama seperti ID Asal Surat Masuk bedanya adalah memilih Tabelnya.
———————————————————– iloveomiyan ———————————————————–
II. Membuat Query Antar Tabel
Setelah tabel terbentuk kita melangkah membuat sebuah Query, dimana
query ini berfungsi untuk menjalankan perintah atas suatu data yang
ingin kita cari. Query yang dibuat akan melibatkan satu atau lebih dari
tabel yang kita buat sebelumnya dengan menghubungkan data yang sama
misalkan ID atau Nama.
1. Query Mencari Asal Surat, query ini berfungsi untuk mengetahui surat-surat yang masuk dari satu intansi/kantor/perorangan asal pengirim surat tersebut. Dalam membuat query ini tabel yang dilibatkan adalah Tabel Asal Surat dan Tabel Surat Masuk.
Adapun caranya adalah sebagai berikut :
- Klik Tab Create lalu pilih Query Design dan akan muncul Form Show Table, pilih Tbl_Asal_Surat dan Tbl_Surat_Masuk, dan hasilnya seperti gambar dibawah ini :
- Garis penghubung diatas sebenarnya yang muncul pertama kali adalah antara Id_Asal_Surat yang di Tbl_Asal_Surat dan Tbl_Surat_Masuk namun penulis sengaja mengganti dengan Nama_Pengirim di kedua tabel tersebut.
- Setelah itu lakukan cara seperti gambar berikut ini dengan cara mengklik isi data yang ada di kedua tabel tersebut tapi dengan catatan harus sama dengan contoh gambar :
Klik perbesar gambar
Catatan : Tepat dibawah Nama_Pengirim dibagian Criteria coba masukkan perintah :
[Masukkan Nama Pengirim Surat]
Sekarang kita test, caranya ketika selesai memasukan perintah [Masukkan Nama Pengirim Surat] selanjutnya klik RUN atau View maka akan muncul sebuah form Enter Parameter Value yaitu kita diharuskan memasukkan Nama Pengirim surat dimaksud.
2. Query Mencari Disposisi Surat, query ini berfungsi untuk mengetahui nama pegawai yang menerima disposisi surat tersebut. Dalam membuat query ini tabel yang dilibatkan adalah Tabel Nama Pegawai dan Tabel Surat Masuk.
Adapun caranya adalah sebagai berikut :
- Klik Tab Create lalu pilih Query Design dan akan muncul Form Show Table, pilih Tbl_Nama_Pegawai dan Tbl_Surat_Masuk, dan hasilnya seperti gambar dibawah ini :
- Perhatikan garis penghubung diatas, ini garis yang muncul pertama kali yaitu antara Id_Disposisi yang di Tbl_Nama_Pegawai dan Tbl_Surat_Masuk.
- Selanjutnya lakukan
cara yang sama seperti cara sebelumnya yaitu dengan mengklik setiap data
yang ingin dimunculkan, perhatikan gambar :
Klik perbesar gambar
Catatan : Tepat dibawah Id_Disposisi dibagian Criteria coba masukkan perintah :
[Masukkan ID Disposisi Pegawai]
Sekarang kita test, caranya ketika selesai memasukan perintah [Masukkan ID Disposisi Pegawai] selanjutnya klik RUN atau View maka akan muncul sebuah form Enter Parameter Value yaitu kita diharuskan memasukkan ID dari pegawai yang menerima Disposisi.
3. Query Mencari Sifat Surat, query ini berfungsi untuk
sifat surat yang kita input dengan tujuan jika terdapat surat yang
penting tidak terjadi keterlambatan dalam memproses surat tersebut. Dalam membuat query ini tabel yang dilibatkan adalah Tabel Sifat Surat dan Tabel Surat Masuk.
Adapun caranya adalah sebagai berikut :
- Klik Tab Create lalu pilih Query Design dan akan muncul Form Show Table, pilih Tbl_Sifat_Surat dan Tbl_Surat_Masuk, dan hasilnya seperti gambar dibawah ini :
-
Selanjutnya lakukan cara yang sama seperti cara sebelumnya yaitu dengan
mengklik setiap data yang ingin dimunculkan, perhatikan gambar :
Klik perbesar gambar
[Masukkan Sifat Surat]
Sekarang kita test, caranya ketika selesai memasukan perintah [Masukkan Sifat Surat] selanjutnya klik RUN atau View maka akan muncul sebuah form Enter Parameter Value yaitu kita diharuskan memasukkan Sifat surat tersebut.
4. Query Cetak Surat Masuk, query ini berfungsi untuk mencetak surat masuk yang sudah kita input sebelumnya.
Query yang akan kita buat dengan menentukan tanggal inputan surat
tersebut. Dalam membuat query ini tabel yang dilibatkan hanya Tabel Surat Masuk.
Adapun caranya adalah sebagai berikut :
- Klik Tab Create lalu pilih Query Design dan akan muncul Form Show Table, pilih Tbl_Surat_Masuk, dan klik semua isi Tbl_Surat_Masuk tapi untuk kolom Id tidak kita masukkan dan hasilnya seperti gambar dibawah ini :
Klik Untuk Memperbesar
Catatan : dikarenakan kita akan mencetak
Surat Masuk berdasarkan tanggal artinya kita bisa menentukan tanggal
mana aja yang ingin kita cetak maka tepat dibawah Tanggal Masuk di Criteria masukkan perintah :
Between [Masukkan Tanggal Awal] And [Masukkan Tanggal Akhir]Ketika kita test, tanggal yang dimasukkan berformat mm-dd-yy atau mm-dd-yyyy.
———————————————————– iloveomiyan ———————————————————–
III. Membuat Reports Hasil Query
Setelah query selesai kita buat maka untuk membuat Reports menjadi lebih mudah, karena untuk membuat sebuah reports pada dasarnya dari query yang kita buat sebelumnya.Caranya mudah yaitu sebagai berikut :
Arahkan kursor ke salah satu query misalkan Query Asal Surat selanjutnya klik Create lalu pilih Report, akan muncul sebuah permintaan seperti yang kita buat di Query tersebut, abaikan saja langsung saja pilih OK maka akan muncul sebuah tampilan report dan selanjutnya tinggal kita mendesign tampilan Report yang ingin kita tampilkan. Untuk mengubahnya klik View lalu pilih Design View.
Bersambung …..
Di Tips Microsoft Access : Membuat Aplikasi Surat Masuk Edisi Lengkap (bag. 2), adalah penyelesaian dalam pembuatan Aplikasi Surat Masuk yaitu membuat FORM SURAT MASUK beserta penggunaan Controls Button, Label dan Rectangle beserta adanya Code Builder untuk menampilkan sebuah data secara otomatis ….. tertarik … pantengin terussss yahhh.
Salam. Sumber :http://bungaliani.wordpress.com/2012/04/05/tips-microsoft-access-membuat-aplikasi-surat-masuk-edisi-lengkap-bag-1/
